openScrutin 1.05 documentation¶
Note
Cette création est mise à disposition selon le Contrat Paternité-Partage des Conditions Initiales à l’Identique 2.0 France disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/fr/ ou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.
Opérationnel depuis de nombreuses années, openScrutin fait partie du triptyque openElec - openResultat - openScrutin. Ces trois modules composent aujourd’hui l’alternative libre avec une architecture full web aux solutions propriétaires.
Ce document a pour but de guider les utilisateurs et les développeurs dans la prise en main du projet.
Bonne lecture et n’hésitez pas à nous faire part de vos remarques à l’adresse suivante : contact@openmairie.org !
Manuel de l’utilisateur¶
Manuel de l’utilisateur¶
Utilisation¶
Nous vous proposons dans ce chapitre d’utiliser openScrutin après avoir décrit les principes de l’application.
Sommaire
Les principes¶
openScrutin est un outil de gestion de la composition des bureaux pour les élections politiques :
- plantons et secrétaires (candidature des agents)
- présidents, vice présidents, assesseurs, délégués. (affectation des élus)
Gestion des candidatures des fonctionnaires, affectation des élus, publipostage des convocations, tableau récapitulatif des heures, état de la composition des bureaux sont autant d’outils pratiques mis a disposition des services élections a un moment plutôt critique dans la gestion du service.
Nous vous proposons maintenant d’utiliser openScrutin :
- de découvrir l’interface utilisateur
- de créer un scrutin et choisir un scrutin par défaut
- de gérer des candidatures d’agents à un poste dans un bureau
- d’affecter des élus dans un bureau
L’interface utilisateur¶
Écran d’accueil¶
Une fois connecté à oepnScrutin, vous accédez à l’écran d’accueil :
Celui-ci comporte :
1 - La barre d’actions utilisateurs permet de :
- changer votre mot de passe
- vous déconnecter du logiciel
- changer de base de données (pour accéder à une base de tests par exemple)
- effectuer une recherche
- revenir au tableau de bord d’accueil du logiciel
Elle est toujours affichée, quel que soit l’opération en cours
2 - Le menu situé à gauche de l’écran
Il permet d’accéder à l’ensemble des commandes du logiciel.
3 - L’entrée « scrutin par défaut » du tableau de bord
Elle permet de définir le scrutin par défaut, pris en compte dans les autres actions au sein du logiciel.
4 - Recherche globale
La recherche globale permet de trouver rapidement une information dans openScrutin
Les autres éléments du tableau de bord permettent d’accéder très rapidement aux fonctions les plus utilisées.
Saisir et choisir un scrutin¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie et la consultation des scrutins.
Liste des scrutins¶
L’accès à la liste des scrutins se fait par le menu « Scrutin », option « Scrutin ». Les scrutins sont présentés dans un tableau d’affichage :
Il est possible de créer un scrutin en cliquant sur le bouton « + » ou de modifier un scrutin existant en cliquant sur le texte du scrutin.
Le formulaire de saisie apparaît alors.
Formulaire de saisie¶
- L’onglet « Candidat » permet de saisir les candidats à l’élection (pour les délégués de listes)
- Les onglets « Sélection Agent » et « Sélection Élu » permettent de visualiser les agent et les élus retenus pour le scrutin.
Le formulaire de saisie comporte les informations suivantes :
- Code Scrutin exemple MUN08-1
- Libellé
- Canton (suivant la table canton)
- Tour (1 ou 2)
- Date du Scrutin
- Soldé : le scrutin ne peut plus être modifié
- Convocation Agent : texte inséré dans la convocation agent (date de la réunion préparatoire)
- Convocation Président : texte inséré dans la convocation agent (date de la réunion préparatoire)
Il est possible d’avoir plusieurs scrutins non soldés en même temps pour gérer plusieurs élections.
Édition des courriers aux agents et élus¶
Il est possible de faire une édition d’une acceptation de candidature d’un agent et une édition informant l’affectation à un élu.
Ces éditions se font depuis l’onglet correspondant, depuis le formulaire de saisie du scrutin.
Scrutin par défaut¶
Le choix du scrutin à gérer pour les traitements se fait dans « scrutin par défaut ».
Cette fonction est disponible depuis le menu « Scrutin », option « Scrutin par défaut ».
Saisir un agent¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’agents.
Les agents sont accessibles dans le menu « Scrutin » option « Agent ».
Il est possible de créer ou modifier ou supprimer un agent ans le formulaire ci dessous
Les champs à saisir sont les suivants :
- Agent 05913
- Nom
- Prénom
- Adresse
- Code Postal
- Ville
- Téléphone
- Service : suivant la table service
- Poste : suivant la table poste
- Grade : suivant la table grade
Saisir une candidature d’un agent¶
Les candidatures sont accessibles dans l’onglet « candidature » du formulaire d’édition de l’agent.
Il est possible de créer ou modifier ou supprimer une candidature dans le formulaire ci dessous :
Les champs à saisir sont les suivants :
- scrutin
- période suivant la table période (matin, après-midi ou journée)
- poste suivant la table poste
- bureau affecté suivant la table bureau
- récupération : choix de l’agent : si récupération est coché, il ne sera pas payé en heure supplémentaire (traitement affectation heure)
- note : texte libre
- décision : oui : la candidature est acceptée et sera prise dans les traitements et éditions
- heures début et fin : heures retenues pour le paiement des heures supplémentaires ou récupération
Attention
Il est possible de basculer les candidatures d’un scrutin précédent (voir chapitre traitement).
Attention aussi au paramétrage de var.inc si décision = “Oui” ou “Non” par défaut
Saisir un élu¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie des élus et des affectations.
La liste des élus est accessible depuis le menu « Scrutin » option « Élu » :
Le formulaire d’édition de l’élu s’affiche en cliquant sur la ligne de l’élu :
Les champs suivants sont affichés :
- code Élu : exemple: EL02
- Nom
- Prénom
- Nom JF
- Date de Naissance
- Lieu de Naissance
- Adresse
- Code Postal
- Ville
Affectation des élus¶
L’affectation des élus se fait dans l’onglet « affectation » :
Le formulaire suivant est affiché :
Les champs suivants sont affichés :
- élection par défaut (non modifiable)
- période : suivant la table période
- poste : suivant la table poste (pour élu)
- Candidat : suivant la saisie en scrutin et uniquement pour les délégués
- Note : texte libre
- Décision : Oui (case cochée) : sera pris en compte dans les traitements et éditions
Attention
Il est possible de basculer les affectations d’un scrutin précédent (voir chapitre traitement)
A voir var.inc si décision = “Oui” ou “Non” par défaut
Éditions¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de décrire les éditions openScrutin.
Sommaire
Composion des bureaux¶
Préparation de la composition des bureaux¶
La préparation de la composition des bureaux est effectuée en préambule de l’édition de la composition des bureaux. C’est une étape nécessaire avant toute autre édition.
Cette fonction est accessible par le menu « Édition » option « Composition Bureau ».
Avant toute édition, il est nécessaire de sélectionner un scrutin et « Confirmer le Traitement de Composition des bureaux ».
Édition de la composition des bureaux¶
Une fois le traitement effectué, on peut cliquer sur l“« Edition par bureau ».
On accède alors à la liste des bureaux, pour lesquels l’édition de la composition du bureau est disponible au format PDF.
Édition des convocations aux agents¶
L’édition des convocations aux agents est disponible depuis le menu « Édition » option « Convocation des Agents ».
Le lien « Envoi lettre Convocation » déclenche la génération d’un mailing au format PDF comportant les lettres de convocations.
Édition des convocations aux présidents¶
L’édition des convocations aux présidents est disponible depuis le menu « Édition » option « Convocation des Présidents ».
Le lien « Envoi lettre Convocation » déclenche la génération d’un mailing au format PDF comportant les lettres de convocations.
Édition des récépissés aux assesseurs et délégués¶
L’édition des récépissés aux assesseurs et délégués est disponible depuis le menu « Édition » option « Récépissé ».
Le lien « Assesseur(s) et Délégué(s) » déclenche la génération d’un mailing au format PDF comportant les lettres de récépissés.
Personnalisation des états PDF¶
Tous les documents PDF, mailings et états, générés par openScrutin s’appuient sur un puissant générateur paramétrable. Nous vous proposons dans ce chapitre de décrire la personnalisation des états fournis pour les personnaliser en fonction des besoins de votre collectivité.
Généralités sur les états¶
Les états sont composés d’un texte paramétrable ainsi que d’un ou plusieurs tableaux de données appelés « sous-états ».
N.B. : Les « États » sont aussi appelés « Lettres Types »
Les états et les sous-états sont accessibles par le menu « Administration » option « État » ou « Sous-état ».
Personnalisation des états¶
Le menu « Administration » option « État » permet d’accéder à la liste des états.
La liste des états pré-définis est :
scrutin_president (utilise le sous-état scrutin_president) :
Liste des présidents et suppléants.
Cette édition est accessible via le tableau d’affichage des scrutins, premier pictogramme d’édition.
candidature :
Lettre de convocation des agents affectés au scrutin.
Cette édition est accessible depuis l’affichage d’un scrutin, onglet « Sélection Agent », en cliquant sur l’icône PDF à gauche de l’agent dans le tableau.
ATTENTION : il est impératif de personnaliser cet état qui comporte des informations spécifiques
affectation_p
Lettre d’affectation des présidents aux bureaux de vote.
Cette édition est accessible depuis le menu « Édition » option « Convocation des présidents ».
ATTENTION : il est impératif de personnaliser cet état qui comporte des informations spécifiques
composition_bureau (utilise le sous-état composition_bureau)
Édition de la composition du bureau de vote, comportant le président, le suppléant, le secrétaire, les assesseurs et les délégués.
Cette édition est accessible depuis le menu « Édition », option « Composition Bureau », puis lien sous « Édition composition des bureaux ».
affectation_r
Lettre récépissé aux élus suite à leur affectation au bureau de vote.
Cette édition est accessible depuis le menu « Édition » option « Récépissé ».
scrutin_bureau (utilise le sous-état scrutin_bureau)
Détail du bureau de vote.
Cette édition est accessible via le tableau d’affichage des scrutins, premier pictogramme d’édition.
candidature_p
Lettre de convocation des agents.
Cette édition est accessible depuis le menu « Édition » option « Convocation des agents ».
ATTENTION : il est impératif de personnaliser cet état qui comporte des informations spécifiques
affectation
Courrier récépissé dans lequel l’élu est informé de son affectation pour le scrutin.
Cette édition est accessible depuis l’affichage d’un scrutin, onglet « Sélection Élu », en cliquant sur l’icône PDF à gauche de l’élu dans le tableau.
Il suffit de cliquer sur le nom de l’état pour ouvrir son formulaire d’édition.
Les champs « Titre » et « Corps » contiennent les textes repris dans le document PDF généré.
Attention :
Ces documents contiennent des mots-clés de mise en page et des champs automatiques :
- les mots commençant par les caractères & et £ sont des champs de paramétrage. (exemple : £ville contient le nom de la ville)
- les mots entre crochets contiennent des informations tirées des données de travail. (exemple : [date_scrutin] contient le champ date de scrutin du formulaire de saisie du scrutin)
- les blocs de textes en gras sont précédés de « <b> » et suivis de « </b> ». (exemple : la phrase avec <b>Aujourd’hui le £aujourdhui</b> en gras.)
Traitement¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de décrire les traitements openScrutin.
Sommaire
Nous vous proposons dans ce chapitre de décrire les extractions par requêtes mémorisées.
Les requêtes mémorisées¶
Les requêtes mémorisées sont accessible depuis le menu « Traitement » option « Requêtes mémorisées ».
Elles permettent d’effectuer un export de données contenues dans openScrutin.
Le formulaire ci-dessous permet de sélectionner les champs à exporter :
Le bouton « Recherche » déclenche l’export. Il est alors possible de visualiser les données à l’écran ou d’enregistrer le fichier CSV généré pour le traiter sous tableur.
Il est alors possible d’effectuer tous types de statistiques ou de mailings.
Affectation automatique des heures¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de décrire l’affectation automatique des heures.
L’affectation des heures est accessible depuis le menu « Traitement » option « Affectation des Heures ».
Il est nécessaire de sélectionner le scrutin puis cliquer sur le bouton « Confirmation de l’affectation des heures ».
Transfert des candidatures¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de décrire le transfert de candidatures.
Le transfert de candidatures est accessible depuis le menu « Traitement » option « Transfert Candidature ». Ce traitement permet de récupérer les candidatures enregistrées dans un scrutin antérieur, et les ré-appliquer au scrutin courant.
Le formulaire de traitement comporte les champs suivants :
- Sélectionnez un Scrutin Soldé : scrutin depuis lequel les affectations seront prises
- Sélectionnez un Scrutin : scrutin sur lequel les affectations seront appliquées
- Sélectionnez un Poste : poste traité
Le traitement est déclenché par le bouton « Confirmez le Transfert ».
Transfert d’affectations¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de décrire le transfert d’affectations.
Le transfert d’affectations est accessible depuis le menu « Traitement » option « Transfert Affectation ».
Le formulaire de traitement comporte les champs suivants :
- Sélectionnez un Scrutin Soldé : scrutin depuis lequel les affectations seront prises
- Sélectionnez un Scrutin : scrutin sur lequel les affectations seront appliquées
- Sélectionnez un Poste : poste traité
- Sélectionnez un Candidat : Candidat traité ou Tous
Le traitement est déclenché par le bouton « Confirmez le Transfert ».
Paramétrage¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de paramétrer openScrutin pour l’adapter à votre organisation.
Sommaire
Les principes du paramétrage¶
Il y a de plusieurs tables à paramétrer :
Liées à votre organisation électorale :
- canton pour élection partielle
- bureau de vote
- poste (élus ou agents)
- période
Liées à votre organisation municipale :
- les services des agents
- les grades des agents
Saisir un canton¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie des cantons dans le menu paramétrage.
Il est possible de créer ou modifier un canton dans le formulaire ci-dessous :
Les données saisies sont :
- Code canton
- Libellé
Le code canton sert à ne prendre qu’une partie des bureaux.
Saisir un bureau¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie des bureaux dans le menu paramétrage.
Les bureaux sont listés dans le formulaire suivant :
Il est possible de créer ou modifier un bureau dans le formulaire ci-dessous :
Les données saisies sont :
- Code bureau (exemple: 02)
- Libellé du bureau
- Canton suivant la table canton
- Adresse 1
- Adresse 2
- Code Postal
- Ville
Saisir une période¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie des périodes dans le menu paramétrage.
Il est possible de créer ou modifier une période dans le formulaire ci-dessous :
Les données saisies sont :
- Code période
- Libellé
- Heure de début
- Heure de fin
-> par défaut dans candidature ?
Saisir un poste¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie des postes dans le menu paramétrage.
Il est possible de créer ou modifier un poste dans le formulaire ci-dessous :
Les données saisies sont :
- Code poste (exemple : secretaire)
- Affectation ou candidature
- Ordre pour affectation : l’ordre est pris en compte dans les éditions
Saisir un service¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe de décrire la saisie des services dans le menu paramétrage.
Il est possible de créer ou modifier un service dans le formulaire ci dessous :
Il est saisie :
- le code service (uniquement lors de la création)
- le libelle
Saisir un grade¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe de décrire la saisie des grades dans le menu paramétrage.
Il est possible de créer ou modifier un grade dans le formulaire ci dessous :
Il est saisie :
- le code grade (uniquement lors de la création)
- le libelle