Table des matières

Démarrer avec Akemail

Ce document va vous expliquer comment commencer avec Akemail

Première connexion

Lors de votre première connexion, vous arrivez sur le dashboard, centre névralgique de toute l’application Akemail.

Plusieurs panneaux de contrôles sont disponibles:

• les racourcis (ou bookmarks) qui regroupent les boutons des fonctionnalités les plus utilisées dans Akemail.
• Le panneau statistiques des contacts, qui vous permet d’avoir un aperçu de la volumétrie de votre base de contacts.
• Le dernier panneau concerne un panneau d’information qui concerne les dernières actualités d’Akemail que vous êtes en train d’utiliser.

Akemail est un logiciel activement développé, et une nouvelle version est disponible toutes les 2 à 4 semaines. Ce panneau vous montre le numéro de version, et les dernières améliorations et corrections effectuées depuis la dernière version.

Les différentes pages d’Akemail

Akemail se veut simple et intuitif, néanmoins notre logiciel comporte beaucoup de pages. Pour s’y retrouver, voici comment nous avons organisé les différentes pages d’Akemail. Vous allez rencontrer trois grandes categories de pages. Les pages qui concernent tout ce qui touche aux contacts, à leur gestion. Cela va de l’import des contacts pour importer vos contacts en grand nombre, à la gestion des listes pour organiser vos contacts, jusqu’au traitement et aux recherches des contacts dans votre base de données contacts.

Vous avez les pages qui concernent vos mailings, la création, la modification et les statiques.

La partie rapports, avec les rapports globaux de l’utilisation d’Akemail, les PDF a télécharger, etc..

Et une dernière partie plus personnelle (que l’on a appelé mon compte), qui regroupe l’ensemble des informations sur votre entreprise.

Ses 4 grandes catégories (contacts, mailings, rapports, mon compte) sont accessibles depuis le menu noir situé en haut de votre écran.

L’espace mon compte est disponible en cliquant sur votre email à droite du menu.

Gérer vos informations personnelles

Espace Mon compte

L’ensemble des informations personnelles vous concernant sont disponibles depuis l’espace mon compte sur Akemail

vous accédez à l’espace mon compte

L’espace mon compte vous permet de gérer le changement de votre mot de passe. /!\ Il est conseillé de changer son mot de passe dès la première utilisation d’Akemail.

Il vous permet de modifier les différentes informations concernant votre société. Vous pouvez voir l’ensemble de vos documents, comme vos factures, vos rapports mensuels d’activité, etc...

Support

Akemail est en constante amélioration, nous essayons de vous apportez le meilleur et de corriger les bugs le plus rapidement possible.

Si vous souhaitez obtenir un support sur un problème que vous rencontrez, vous pouvez nous envoyer un email à support@akemail.fr.

Vous souhaitez demander une nouvelle fonctionnalité, faire une remarque sur notre produit, n’hésitez pas, envoyez nous un email à contact@akemail.fr.

Questions fréquentes

Pourquoi rajoutez vous automatiquement un lien de désinscription à la fin de mon mailing?

Le lien de désinscription permet à votre mailing de ne pas être considéré comme un spam. La plus part des fournisseurs d’adresse email (Gmail, Yahoo, Outlook, AOL) considèrent souvent un mailing comme spam s’il ne possède pas de lien de désinscription.

Plus d’information : Template d’un mailing

J’ai oublié mon mot de passe, comment puis-je le récupérer ?

La fonctionnalité qui permet de récupérer son mot de passe, n’est pas encore réalisée. Pour l’instant, vous pouvez nous contacter par email à support@akemail.fr pour nous demander un nouveau mot de passe.

J’ai besoin d’un connecteur pour envoyer mes mailings depuis mon logiciel d’entreprise, Akemail peut-il m’aider ?

Akemail peut développer des connecteurs pour vos logiciels d’entreprise. Sur la base d’un cahier des charges, nous développons avec vous un connecteur pour gérer vos mailings d’entreprise. Plus de serveurs mails à gérer et à mettre à jour, plus d’administrateur système pour configurer vos serveurs de mail. Nous créons des connecteurs pour SAP, OpenERP, applications mobiles, application web, etc.

Vous voulez plus d’informations ? Envoyez nous un email à contact@akemail.fr

Comment puis-je augmenter ma délivrabilité ?

Toute une section est dédiée à cette problématique : Améliorer sa délivrabilité.

Créer un contact

Vous pouvez créer un contact dans Akemail en cliquant sur le bouton créer un contact depuis le Dashboard:

ou depuis la page contacts accessible depuis le menu principal:

Vous arrivez sur un formulaire de création d’un contact

Cette page regroupe les informations principales de votre contact, comme son nom, son prénom, etc.. Vous pouvez choisir dans quelle liste vous voulez mettre votre contact. Dans mon exemple je vais créer un contact avec un email jean@akemail.fr et je vais l’ajouter à ma liste Akema (précédement créée).

J’ai la possibilité de rajouter des champs personnalisés. Un champ personnalisé correspond à une information que vous jugez pertinente. Quelle quelle soit ! Vous pouvez par exemple rajouter un champ “entreprise”, ou une variable “estMajeur” :

Pour que les informations soit prises en compte, vous pouvez cliquer sur le bouton sauvegarder.

Champs personnalisés

Un champ personnalisé est un champ associé à votre contact. Ce champ est une information que vous pouvez rajouter. Cette information comporte trois information: Le nom du champ personnalisé, son type et sa valeur.

Exemple:

Je veux rajouter le champ adresse à mon contact :

• Nom du champ: adresse
• Type: texte (correspond à une chaine de caractère)
• Valeur: 3 chemin de marticot 33610 Cestas

Je veux rajouter l’age du contact:

• Nom du champ: age
• Type: nombre (correspond à un nombre)
• Valeur: 20

Je veux rajouter l’information: le contact a payé sa cotisation:

• Nom du champ: apaye*
• Type: Booléen (correspond à une valeur vraie ou fausse)
• Valeur: Vrai

*Attention le nom d’un champ ne doit pas comporter d’espace, ni d’accent.

Importer des contacts

Importer des contacts

Vous pouvez créer un contact dans Akemail en cliquant sur le bouton importer des contacts depuis le Dashboard:

ou depuis la page contacts accessible depuis le menu principal:

L’import de contact se fait en trois étapes:

• La selection d’un fichier CSV
• Le renseignement des en-têtes
• La destination des contacts fraichement créés

Un fichier CSV (Comma-separated values) est un format informatique ouvert représentant des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules. Excel, Libre Office, Google Document, etc... Tous ces logiciels permettent d’exporter vos données au format CSV.

Les en-têtes correspondent aux noms des colonnes de votre fichier CSV. Ils deviendront des champs personnalisés pour chaque contact (comme décrits plus haut).

Si durant cette étape, le nombre de colonnes affichées ne correspond pas au nombre de colonnes souhaitées, alors votre fichier CSV n’est pas valide. Arrétez vous là, modifier votre fichier CSV et reprenez un import à zéro.

Terminez votre import en selectionnant la destination de vos contacts puis cliquez sur le bouton Importer vos contacts

Imports en cours/terminés

Un import de contacts est une tache qui peut prendre du temps. Cette tâche est effectuée en tâche de fond, vous pouvez pendant un import utiliser Akemail.

La liste des imports que vous avez effectués est disponible dans Akemail depuis le sous-menu dans la page contacts

Un import passe de l’état EN PREPARATION à l’état PRÊT, puis EN COURS, puis ERREUR ou TERMINÉ

Un rapport d’import est disponible en cliquant sur rapport.

Il donne des informations sur les erreurs de votre fichier: les doublons, les emails invalides, les lignes ignorées et précise pour chacune des erreurs la ligne à laquelle l’erreur s’est produite.

• Un email n’est inséré qu’une seule fois
• Un email invalide n’est pas inséré
• Une ligne sans email est ignorée (comme l’entête de votre fichier si elle se trouve au debut de votre fichier CSV)

Un import de contacts, peut rester à l’état PRÊT quelques heures. Il correspond à un import de contacts pour lequel vous avez importé un fichier puis abandonné l’opération.

Limite des contacts

Chaque mois, vous avez le droit à un certain nombre de contact différents. Un contact est identifié de manière unique par son email. Si vous avez le droit à 2000 contacts durant le mois, alors vous pouvez importer dans votre base de données de contacts, 2000 emails différents.

Pour éviter les abus, vous ne pouvez pas:

• remplir votre base de contacts, faire des mailings, tout supprimer et renvoyer un mailing ensuite avec de nouveaux contacts.
• importer plus de contacts que vous n’avez d’emplacements libres

Exemple:

J’ai un plan de 2000 contacts (offre starter). J’ai un fichier CSV avec 1500 contacts. Je fais l’import de ces 1500 contacts. Il me reste donc 500 contacts disponibles (2000 - 1500).

Maintenant je supprime 500 contacts. J’ai donc 1000 contacts dans ma base de contacts. Néanmoins durant le mois en cours, il ne me reste que 500 emplacements de libre.

Ce n’est qu’à partir du début du mois prochain, que mon nombre de contacts disponibles repassera à 1000. Mon quota est remis à zéro au début de chaque mois.

Depuis la page mon compte, vous pouvez voir le nombre de contacts supprimés et quand le nettoyage sera effectué:

Un contact supprimé, puis réimporté durant un mois ne compte que pour un contact.

Créer un mailing

Information du mailing

Vous pouvez créer un contact dans Akemail en cliquant sur le bouton créer un mailing depuis le Dashboard:

ou depuis la page mailings accessible depuis le menu principal:

Un mailing est un envoi d’email dans le but de promouvoir une information (Synonyme publipostage électronique).

Un mailing comporte différentes informations. Il est conseillé de donner un nom explicite à votre mailing. Cela vous permettra de le rechercher plus facilement par la suite. Le nom du mailing est privé, vos clients ne voient pas son intitulé.

Quand vous créer un mailing, vous avez besoin de renseigner un email d’envoi. Il correspond à l’email “expediteur”.

/!\ Attention vous devez utiliser un email d’entreprise dont le nom de domaine vous appartient.

Exemple:

• administrateur@ebay.com ne fonctionnera pas, nos serveurs n’ont pas le droit d’envoyer ce genre de mailing (vous enfreignez la norme SPF).
• contact@gmail.com fonctionnera mal, il n’est pas recommandé d’envoyer un email depuis un autre serveur que ceux de gmail. Votre mailing sera très souvent considéré comme un spam.

Préconisez des emails d’envoi comme contact@monentreprise.com ou no-reply@monentreprise.com

Renseignez votre nom et passez à l’étape 2 en cliquant sur Sauvegardez et importez votre template

Import du template et test

L’étape 2 concerne la réalisation du contenu de votre mailing. Vous devez choisir un sujet pour votre email puis importer un template d’email, qui correspond au code HTML d’un mailing. Pour obtenir plus d’information sur le template d’un email, vous pouvez lire Template d’un mailing.

Vous pouvez vous envoyer un email de test, pas de panique, aucun contact n’a pour l’instant été selectionné. Il n’est donc pas possible d’envoyer un mauvais mailing à toute votre base de contact.

L’email de test vous convient ? Vous pouvez passer à l’étape 3 en cliquant sur le bouton sauvegardez et choissez vos destinataires

Notez que vos emails de tests sont comptabilisés dans le nombre de destinataires de votre mailing.

Choisissez vos destinataires et démarrez

C’est la dernière étape avant l’envoi d’un mailing:

Durant cette étape vous devez selectionner une liste précédement créée. Si vous n’avez pas renseigné de date et que vous démarrez votre mailing, le mailing partira tout de suite.

Vous pouvez différer l’envoi d’un mailing à plus tard, et spécifier une date de fin. N’envoyez pas votre offre promotionnelle à vos clients pour un salon, une fois la date du salon dépassée. Il est important de savoir qu’Akemail retente d’envoyer des emails en erreur temporaire. La boite mail de votre destinataire est peut être pleine. Akemail peut retenter pendant un mois d’envoyer un mail en erreur temporaire.

Vous pouvez sauvegarder ce mailing, pour l’éditer par la suite. Un aperçu est disponible, il représente l’email vu par vos clients dans leur client mail (outlook, gmail)

Template d’un mailing

Le template d’un mailing est la partie la plus difficile dans la création d’un mailing.

Qu’est ce qu’un template ?

Le template d’un mailing est le contenu de votre mailing. Il correspond au corp du mail que vous allez envoyer à tous vos clients. Un mauvais template peut par exemple faire baisser très fortement la délivrabilité d’un mailing. Un mauvais template peut vous envoyer dans la boite spam de vos clients.

Qu’est ce qu’un bon template pour un mailing ?

C’est une question difficile, néanmoins voici quelques éléments de réponse:

• un bon template s’adapte à la taille de l’écran de vos clients. Un email ne doit pas faire la même taille sur un écran de téléphone ou un écran d’ordinateur. On parle ici d’email responsive.
• un bon template n’est pas constitué que d’une seule image. Beaucoup de clients mails, ne chargent pas les images. C’est un système anti-spam historique qui est toujours d’actualité aujourd’hui.
• un bon template est personnalisé, ajouter des contacts avec des champs personnalisés, puis personnalisez vos mailings avec (exemple: Bonjour {{ prenom }})
• un bon template est pertinent. Si beaucoup de vos clients, considèrent comme spam votre mailing, vous allez dégrader votre adresse email. Vous risquez la prochaine fois d’être considéré comme du spam directement.

Personnalisation d’un mailing

Lorsque vous importez vos contacts, vous pouvez spécifier le contenu des entêtes de vos colonnes. Un contact, en fonction du nom des entêtes, se voit attribuer un champ personnalisé correspondant.

Vous pouvez dans vos emails utiliser ces champs personnalisés pour personnaliser vos emails. Par exemple si vous avez un contact avec le champ personnalisé entreprise qui correspond à son entreprise.

Vous pouvez dans le contenu de votre mailing (fichier html) rajouter les informations personnalisées entourées de doubles accolades

Nous remercions {{ entreprise }} pour...

qui sera remplacé dans l’email par

Nous remercions Akemail pour...

Attention au nom :

{{ entreprise }}, {{entreprise}} marchent très bien.

Par contre {{ prénom }} ou {{ age du contact }} ne fonctionneront pas. Les accents et les espaces dans le champ sont interdit (cf Créer un contact)

Si une information pour un champ personnalisé d’un contact n’est pas présente, rien n’est ajouté.

Tester la Personnalisation

Pour voir si la personnalisation fonctionne, vous pouvez créer un contact test (cf Créer un contact), lui rajouter des champs personnalisés et tester l’envoi de test (Créer un mailing) à l’adresse email de votre contact.

Lien de désinscription

/!\ Akemail rend obligatoire le lien de désinscription. Ce dernier doit figurer dans votre mailing. Nous vérifions qu’un lien est présent dans votre mailing avec la valeur personnalisée :

{{ UNSUBSCRIBE }}

<a href=”{{ UNSUBSCRIBE }}”>Se désinscrire de la newletter d’Akemail</a>

Si cette information n’est pas présente, alors Akemail rajoute pour vous cette information à la fin de votre mailing.

<a href=”{{ UNSUBSCRIBE }}”>Me désinscrire</a>

Ce qui est remplacé par un lien simple dans votre mailing.

Gestion des widgets d’inscription

Principe

Akemail permet de créer des wigdets pour faciliter l’inscription à une liste de mailing donnée. Ce comportement est à rapprocher des widgets d’inscription aux newsletters présent sur de nombreux sites d’actualités.

Voici les étapes à accomplir pour utiliser un widget sur votre site:

• créer une liste ;
• générer le code du widget pour cette liste ;
• copier le code du widget et placez le sur votre site.

Accéder aux widgets

L’interface de création de widgets est accessible :

1. depuis votre page d’acceuil dans le bloc Favoris ;
2. ou par le menu utilisateur puis Mon Compte | Widget.

Créer un widget

Pré-requis

Il vous faudra une liste pour pouvoir générer le code du widget à rajouter dans votre site.

Comment faire?

1. sélectionner la liste à laquelle les contacts seront rajoutés ;
2. cliquer sur le bouton Générer le formulaire d'abonnement ;
3. copier le code générer.

Insérer un widget

Une fois le code du widget générer il ne vous reste plus qu’à le coller dans le HTML de votre site. Et voici le résultat :

Pré-requis HTML

On considère que le widget est ajouté dans un document HTML viable, c.-à-d. qu’il possède au moins un élément <titre> ou <link>. Nous utilisons cet élément comme référence pour insérer le CSS du widget dans le document. Si aucun des deux éléments n’est trouvé alors le CSS ne pourra pas être injecté, le formulaire utilisera les styles par défaut du navigateur.